Auxiliar Administrativo

O Auxiliar Administrativo é responsável por auxiliar nas atividades administrativas de uma empresa, realizando tarefas como atendimento telefônico, arquivamento de documentos, controle de estoque, entre outras. Este profissional atua sob supervisão direta, sendo fundamental para o bom funcionamento dos processos administrativos.

1. Atendimento e Operação (Apoio à Portaria) – Atuar no suporte operacional às atividades da portaria, inclusive realizando cobertura em casos de ausências, férias ou necessidades operacionais da equipe:

Principais:

• Fiscalizar, observar e orientar a entrada e saída de pessoas na Área de Lazer;
• Utilizar recursos de informática e sistemas de controle de acesso eletrônico;
• Atuar no atendimento aos associados, moradores, visitantes e prestadores;
• Receber, identificar e encaminhar pessoas aos respectivos destinatários;
• Realizar e atender ligações telefônicas conforme protocolo estabelecido;
• Receber, registrar e encaminhar correspondências, encomendas e mensagens;
• Controlar o quadro de chaves, registrando retirada e devolução;
• Abrir e fechar as dependências da Área de Lazer quando necessário;
• Comunicar à coordenação ou autoridade competente quaisquer irregularidades;
• Zelar pela organização, segurança e conservação do espaço sob sua responsabilidade.

2. Apoio Administrativo à Coordenação da Área de Lazer e portaria

• Auxiliar no atendimento aos associados e no encaminhamento de suas demandas;
• Apoiar a coordenação na organização das rotinas administrativas do clube;
• Realizar cotações e orçamentos de materiais, serviços e fornecedores;
• Conferir notas fiscais, pedidos, entregas e quantitativos;
• Preencher, atualizar e controlar planilhas administrativas, financeiras e operacionais;
• Auxiliar no controle de contratos de prestação de serviços e fornecedores;
• Organizar documentos, relatórios e arquivos da Área de Lazer;
• Apoiar no controle do ativo fixo e inventário de materiais;
• Auxiliar na organização da agenda de eventos sociais e esportivos;
• Dar suporte no acompanhamento de prestadores de serviços e manutenção.
• Responsável pelo controle e organização dos contratos de locação dos espaços (salão de festas, espaço gourmet, quiosque, quadras, entre outros);
• Conferir documentação, termos de responsabilidade e regras de utilização;
• Controlar reservas, agenda e utilização dos espaços;
• Apoiar na organização operacional dos eventos;
• Prestar informações aos associados sobre normas, valores e procedimentos de locação.